એલ્યુમની મીટ અને રીયુનિયન: નોંધણી, પેમેન્ટ અને તે દિવસની તૈયારી

1. દિવસની રૂપરેખા નક્કી કરો

• તારીખ, સ્થળ અને અંદાજિત કાર્યક્રમ: કૅમ્પસ પ્રવાસ, બપોરનું ભોજન, સન્માન સમારોહ, સાંજની મહેફિલ.
• કોણ આવી શકે: ફક્ત એલ્યુમની, કે જીવનસાથી અને બાળકો સાથે.
• વ્યક્તિ દીઠ ખર્ચ: સ્થળ, ભોજન, સ્મૃતિચિહ્ન, સાઉન્ડ. નક્કી ખર્ચને એટલા લોકોથી ભાગો જેટલા ખરેખર આવશે, WhatsApp ગ્રુપના કદથી નહીં.

2. લોકો પાકું કરે તે પહેલાં સ્થળના પૈસા ન આપો

રીયુનિયનમાં “ઇન્ટરેસ્ટેડ” અને “પૈસા આપ્યા” વચ્ચેનું અંતર સૌ જાણે છે. Yano પર “Only go ahead if enough people join” ચાલુ કરો અને એ સંખ્યા નાખો જેનાથી રીયુનિયન શક્ય બને. બૅચમેટ્સ ₹0માં પોતાની જગ્યા રિઝર્વ કરે છે. સંખ્યા પૂરી થતાં જ રિઝર્વ કરનાર બધાને પૈસા આપવાની લિંક જાય છે. પૂરી ન થાય તો કોઈએ પૈસા આપ્યા નથી અને કંઈ પાછું આપવાનું નથી — તમે શાંતિથી યોજના બદલો. પેજ એ પણ બતાવે છે કે અત્યાર સુધી કેટલા જોડાયા, જે વિચારી રહેલા લોકોને હળવો ધક્કો આપે છે.

3. પરિવારો પ્રમાણે પાસ

• પોતાની કિંમતવાળા અલગ પાસ પ્રકાર: “Alumnus”, “Alumnus + spouse”, “Child (5–12)”.
• જો કેટલાક બૅચમેટ્સ રીયુનિયન માટે વધુ આપવા માંગે, તો ઊંચી કિંમતનો “Supporter pass” ઉમેરો, અને વર્ણનમાં લખો કે વધારાના પૈસા શેમાં વપરાશે.
• જરૂરી પ્રશ્નો પૂછો: બૅચનું વર્ષ, વિભાગ, ભોજનની પસંદગી, સ્મૃતિચિહ્ન T-shirtની સાઇઝ, અને પાર્કિંગ જોઈએ કે નહીં.
• એક વ્યક્તિ વધુમાં વધુ કેટલા પાસ લઈ શકે તે નક્કી કરો, જેથી એક પરિવાર આખો હૉલ ન લઈ લે.

4. પૈસા ક્યાં જાય છે

એલ્યુમની એસોસિએશનની પોતાની UPI ID કે પોતાના Razorpay કે Cashfree ખાતામાં — કોઈ સંયોજકના અંગત ખાતામાં નહીં. બૅચમેટ્સ જુએ છે કે પૈસા કોને આપ્યા, ખજાનચી તેને એસોસિએશનના હિસાબ સાથે મેળવી શકે, અને દરેક જણ પોતાના પેમેન્ટનું સ્ટેટમેન્ટ ડાઉનલોડ કરી શકે છે. Yano ક્યારેય પૈસા રાખતું નથી.

5. વાત ફેલાવો

• બૅચ અને વિભાગના WhatsApp ગ્રુપ, અને એલ્યુમની એસોસિએશનનાં સોશિયલ પેજ.
• દરેક વર્ગ પ્રતિનિધિને કહો કે તે જાતે આગળ મોકલે; મિત્રનો મેસેજ કોઈ જાહેરાત કરતાં વધુ લોકો લાવે છે.
• આયોજક પેજની લિંક શેર કરો, જેથી પછીના કાર્યક્રમો — કોઈ શહેરમાં મીટ, કોઈ એલ્યુમનસનું ગેસ્ટ લેક્ચર — એ જ જગ્યાએ મળે.

6. તે દિવસે

• નોંધણી ડેસ્ક પર બે સ્વયંસેવકોને સ્કૅનર લિંક મોકલો. ન ઍપ, ન લૉગિન, કોઈ પણ ફોન.
• દરેક વ્યક્તિનો પાસ એક જ વાર ચાલે છે. કોઈ પાસ વગર આવે, તો મોબાઇલ નંબરથી શોધી લો.
• કોઈ નોંધણી વગર હસતું-હસતું આવી ગયું? સ્કૅનરથી જ રોકડ કે UPI પર વૉક-ઇન પાસ વેચો.
• સ્મૃતિચિહ્ન અને નેમ ટૅગ માટે યાદી હાથવગી રાખો: તેમાં નામ, બૅચ અને વિભાગ પહેલેથી છે.

7. તેને પરંપરા બનાવો

પછી યાદી ડાઉનલોડ કરો — તે તમારા બૅચની સૌથી નવી સંપર્ક યાદી હશે. આવતા વર્ષે આ જ રીયુનિયન ખોલીને “Repeat this event” દબાવો, પાસ, પ્રશ્નો અને સેટિંગ કૉપી કરો, અને ફક્ત તારીખ બદલો.