माजी विद्यार्थी मेळावा आणि रीयुनियन: नोंदणी, पेमेंट आणि त्या दिवसाची तयारी

1. दिवसाची रूपरेषा ठरवा

• तारीख, ठिकाण आणि ढोबळ कार्यक्रम: कॅम्पस फेरी, दुपारचं जेवण, सत्कार समारंभ, संध्याकाळची मैफल.
• कोण येऊ शकतं: फक्त माजी विद्यार्थी, की जोडीदार आणि मुलांसह.
• प्रति व्यक्ती खर्च: ठिकाण, जेवण, स्मृतिचिन्ह, साउंड. ठरावीक खर्चाला खरंच जितके येतील तितक्यांनी भागा, WhatsApp गटाच्या आकाराने नाही.

2. लोक पक्के होण्याआधी ठिकाणाचे पैसे देऊ नका

रीयुनियनमध्ये “इच्छुक” आणि “पैसे दिले” यातलं अंतर सगळ्यांना माहिती आहे. Yano वर “Only go ahead if enough people join” सुरू करा आणि रीयुनियन शक्य होईल ती संख्या टाका. बॅचमेट्स ₹0 मध्ये आपली जागा राखून ठेवतात. संख्या पूर्ण होताच राखून ठेवणाऱ्या सगळ्यांना पैसे देण्याची लिंक जाते. पूर्ण झाली नाही तर कोणीच पैसे दिलेले नाहीत आणि काही परत करायचं नाही — तुम्ही शांतपणे योजना बदला. आत्तापर्यंत किती जण जोडले गेले हेही पान दाखवतं, जे विचार करणाऱ्यांना हलकासा धक्का देतं.

3. कुटुंबांनुसार पास

• स्वतःच्या किमतीचे वेगळे पास प्रकार: “Alumnus”, “Alumnus + spouse”, “Child (5–12)”.
• काही बॅचमेट्सना रीयुनियनसाठी जास्त द्यायचं असेल तर जास्त किमतीचा “Supporter pass” जोडा, आणि वर्णनात लिहा की जास्तीचे पैसे कशासाठी वापरले जातील.
• आवश्यक प्रश्न विचारा: बॅचचं वर्ष, विभाग, जेवणाची आवड, स्मृतिचिन्ह T-shirt चा आकार, आणि पार्किंग हवं का.
• एक व्यक्ती जास्तीत जास्त किती पास घेऊ शकेल ते ठरवा, म्हणजे एक कुटुंब संपूर्ण सभागृह घेणार नाही.

4. पैसे कुठे जातात

माजी विद्यार्थी संघटनेच्या स्वतःच्या UPI ID वर किंवा स्वतःच्या Razorpay किंवा Cashfree खात्यात — कोणत्या समन्वयकाच्या वैयक्तिक खात्यात नाही. बॅचमेट्सना दिसतं की पैसे कोणाला दिले, खजिनदार ते संघटनेच्या हिशोबाशी जुळवू शकतो, आणि प्रत्येक जण आपल्या पेमेंटचं स्टेटमेंट डाउनलोड करू शकतो. Yano कधीच पैसे ठेवत नाही.

5. बातमी पसरवा

• बॅच आणि विभागाचे WhatsApp गट, आणि माजी विद्यार्थी संघटनेची सोशल पानं.
• प्रत्येक वर्ग प्रतिनिधीला सांगा की त्याने स्वतः पुढे पाठवावं; मित्राचा मेसेज कोणत्याही घोषणेपेक्षा जास्त लोक आणतो.
• आयोजक पानाची लिंक शेअर करा, म्हणजे नंतरचे कार्यक्रम — एखाद्या शहरातला मेळावा, एखाद्या माजी विद्यार्थ्याचं व्याख्यान — त्याच ठिकाणी मिळतील.

6. त्या दिवशी

• नोंदणी डेस्कवर दोन स्वयंसेवकांना स्कॅनर लिंक पाठवा. ना अ‍ॅप, ना लॉगिन, कोणताही फोन.
• प्रत्येकाचा पास एकदाच चालतो. कोणी पासशिवाय आलं तर मोबाइल नंबरने शोधा.
• कोणी नोंदणी न करता हसत हसत आलं? स्कॅनरवरूनच रोख किंवा UPI वर वॉक-इन पास विका.
• स्मृतिचिन्हं आणि नावाच्या पाट्यांसाठी यादी जवळ ठेवा: त्यात नावं, बॅच आणि विभाग आधीच आहेत.

7. याची परंपरा बनवा

नंतर यादी डाउनलोड करा — ती तुमच्या बॅचची सगळ्यात ताजी संपर्क यादी असेल. पुढच्या वर्षी हाच रीयुनियन उघडून “Repeat this event” दाबा, पास, प्रश्न आणि सेटिंग्स कॉपी करा, आणि फक्त तारीख बदला.