প্রাক্তনী সম্মেলন আর রিইউনিয়ন: রেজিস্ট্রেশন, পেমেন্ট আর সেদিনের প্রস্তুতি

১. দিনের রূপরেখা ঠিক করুন

• তারিখ, জায়গা আর মোটামুটি সূচি: ক্যাম্পাস ঘোরা, দুপুরের খাওয়া, সংবর্ধনা, সন্ধ্যার আড্ডা।
• কারা আসতে পারেন: শুধু প্রাক্তনীরা, নাকি জীবনসঙ্গী আর সন্তানসহ।
• মাথাপিছু খরচ: জায়গা, খাবার, স্মারক, সাউন্ড। নির্দিষ্ট খরচ ততজন দিয়ে ভাগ করুন যতজন সত্যিই আসবেন, WhatsApp গ্রুপের মাপ দিয়ে নয়।

২. লোকে পাকা করার আগে জায়গার টাকা দেবেন না

রিইউনিয়নে “আগ্রহী” আর “টাকা দিয়েছে”-র মধ্যের ফাঁকটা সবাই জানে। Yano-তে “Only go ahead if enough people join” চালু করুন আর সেই সংখ্যাটা দিন যাতে রিইউনিয়ন সম্ভব হয়। ব্যাচমেটরা ₹০-তে নিজের জায়গা রিজার্ভ করেন। সংখ্যা পূরণ হলেই রিজার্ভ করা সবার কাছে টাকা দেওয়ার লিঙ্ক যায়। না হলে কেউ টাকা দেননি আর কিছু ফেরত দিতে হবে না — আপনি শান্তভাবে পরিকল্পনা বদলান। পেজ এটাও দেখায় এখন পর্যন্ত কতজন যোগ দিয়েছেন, যা দোটানায় থাকা লোকেদের হালকা ঠেলা দেয়।

৩. পরিবারের হিসেবে পাস

• নিজস্ব দামের আলাদা পাস টাইপ: “Alumnus”, “Alumnus + spouse”, “Child (5–12)”।
• কিছু ব্যাচমেট রিইউনিয়নের জন্য বেশি দিতে চাইলে বেশি দামের একটা “Supporter pass” যোগ করুন, আর বিবরণে লিখুন বাড়তি টাকা কোথায় খরচ হবে।
• দরকারি প্রশ্ন জিজ্ঞেস করুন: ব্যাচের বছর, বিভাগ, খাবারের পছন্দ, স্মারক T-shirt-এর মাপ, আর পার্কিং লাগবে কি না।
• একজন সর্বোচ্চ কটা পাস নিতে পারবেন ঠিক করুন, যাতে একটা পরিবার পুরো হল না নিয়ে নেয়।

৪. টাকা কোথায় যায়

প্রাক্তনী সংসদের নিজের UPI ID বা নিজের Razorpay বা Cashfree অ্যাকাউন্টে — কোনো কোঅর্ডিনেটরের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে নয়। ব্যাচমেটরা দেখেন টাকা কাকে দিলেন, কোষাধ্যক্ষ সংসদের হিসেবের সঙ্গে মেলাতে পারেন, আর প্রত্যেকে নিজের পেমেন্টের স্টেটমেন্ট ডাউনলোড করতে পারেন। Yano কখনো টাকা রাখে না।

৫. খবর ছড়ান

• ব্যাচ আর বিভাগের WhatsApp গ্রুপ, আর প্রাক্তনী সংসদের সোশ্যাল পেজ।
• প্রত্যেক ক্লাস রিপ্রেজেন্টেটিভকে বলুন নিজে ফরোয়ার্ড করতে; বন্ধুর মেসেজ যেকোনো ঘোষণার চেয়ে বেশি লোক আনে।
• আয়োজক পেজের লিঙ্ক শেয়ার করুন, যাতে পরের অনুষ্ঠান — কোনো শহরে মিট, কোনো প্রাক্তনীর গেস্ট লেকচার — একই জায়গায় পাওয়া যায়।

৬. সেদিন

• রেজিস্ট্রেশন ডেস্কে দু’জন ভলান্টিয়ারকে স্ক্যানার লিঙ্ক পাঠান। না অ্যাপ, না লগইন, যেকোনো ফোন।
• প্রত্যেকের পাস একবারই চলে। কেউ পাস ছাড়া এলে মোবাইল নম্বর দিয়ে খুঁজে নিন।
• কেউ রেজিস্টার না করেই হাসিমুখে হাজির? স্ক্যানার থেকেই নগদ বা UPI-তে ওয়াক-ইন পাস বিক্রি করুন।
• স্মারক আর নেম ট্যাগের জন্য তালিকা হাতের কাছে রাখুন: তাতে নাম, ব্যাচ আর বিভাগ আগেই আছে।

৭. এটাকে রীতি বানিয়ে ফেলুন

পরে তালিকা ডাউনলোড করুন — এটাই হবে আপনার ব্যাচের সবচেয়ে হালনাগাদ যোগাযোগ তালিকা। পরের বছর এই রিইউনিয়নটাই খুলে “Repeat this event” চাপুন, পাস, প্রশ্ন আর সেটিংস কপি করুন, আর শুধু তারিখ বদলান।